Employee Experience: il dipendente al centro 

Scritto da Laetitia De Gaetanis

 

L’Employee Experience è un nuovo concetto che si sta affermando nel panorama lavorativo per favorire la crescita sostenibile dell’azienda. Si tratta del risultato dell’interazione tra l’individuo e l’azienda per cui lavora. Questa interazione avviene principalmente attraverso tre elementi chiave: l’Employer Branding aziendale, l’Employee Journey e l’ambiente lavorativo. 

Per costruire una buona Employee Experience, devono essere prese in considerazione tutte le interazioni che avvengono tra l’individuo e l’azienda in cui lavora. Includendo le relazioni con i superiori più diretti, con i colleghi e con l’ambiente lavorativo in generale, dal primo contatto con l’organizzazione fino alla fine del rapporto lavorativo 

Attraverso un’esperienza positiva all’interno dell’azienda, i dipendenti possono diventare sostenitori entusiasti e partecipi nella promozione dell’azienda e del suo marchio, trasformandosi in quelli che possono essere definiti “Employer Brand Ambassadors”. Questo mostra l’importanza dell’Employee Experience e la necessità di ottimizzare ogni fase del percorso del dipendente, garantendo un’esperienza eccellente per tutta la durata della collaborazione dipendente-azienda. 

 

Employee Journey: trattare i dipendenti come fossero clienti  

Le aspettative dei singoli individui sono in costante crescita e per un datore di lavoro diventa cruciale offrire un’esperienza lavorativa positiva al fine di trattenere i talenti all’interno dell’azienda. 

Per creare un’Employee Experience che rispecchi i desideri e le aspettative dei dipendenti ci si può rivolgere ad un Talent Manager, il quale si occupa di raccogliere e gestire in modo ordinato Big Data e Analytics per analizzare approfonditamente le esigenze del dipendente. In questo modo sarà possibile ricostruire i processi e la struttura aziendale secondo una prospettiva incentrata sul dipendente. 

Employee Experience: come si costruisce?

La progettazione di un’Employee Experience efficace inizia già dalla fase di assunzione e si sviluppa lungo tutto il loro percorso lavorativo. Essa si articola in diverse fasi, tra cui: 

1. 1. Recruiting: riguarda il processo di selezione e assunzione 
   2. Onboarding: ovvero l’integrazione del dipendente all’interno dell’azienda 
   3. Development: prevede il continuo sviluppo professionale del dipendente all’interno dell’azienda 
   4. Retention: fa riferimento al momento in cui i dipendenti sono ormai pienamente integrati e scelgono di rimanere all’interno dell’azienda 
   5. Exit: è il momento in cui i dipendenti decidono, per una serie di motivi, di lasciare l’azienda 

Influiscono sull’Employee Experience non solo gli aspetti meramente economici, ma anche il grado di engagement del dipendente, il livello di collaborazione con i colleghi e quanto esso si sente rappresentato dall’azienda stessa.

Quali strumenti utilizzare per ottenere i dati?

È necessario avere un sistema di ascolto unico e onnicomprensivo, in modo tale da potersi rivolgere e ascoltare tutte le voci dell’azienda. Questo permette, di comprendere e progettare esperienze uniche e di intervenire al fine di assicurare una gestione efficace delle relazioni con i dipendenti. 

Esistono diversi strumenti che possono essere utilizzati per ottenere dati e informazioni dai dipendenti, tra questi: 

1. 1. Listening tools: invece di limitarsi a richiedere feedback, è consigliabile adottare un approccio continuo di ascolto sfruttando le intelligenze artificiali per apprendere in tempo reale le risposte di engagement. 
   2. Analisi predittive: strumenti statistici avanzati consentono di analizzare automaticamente l’esperienza dei dipendenti e i dati operativi 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Grazie a queste analisi è possibile identificare le tendenze nei feedback e le aree chiave su cui concentrarsi
   3. Inclusione e diversità: attraverso una solida strategia di diversity, equity and inclusion (DEI), è possibile creare un ambiente che favorisca l’empowerment di tutti i dipendenti
   4. Ottimizzazione dell’onboarding: analizzando la Candidate Reaction, è possibile migliorare l’esperienza complessiva e ridurre i tempi di inserimento dei nuovi dipendenti
   5. Valutazione degli exit interview: comprendere le ragioni per cui i dipendenti scelgono di lasciare l’azienda consente di guidare azioni volte a trattenere i migliori talenti e a costruire una forza lavoro più soddisfatta
   6. Sondaggi: rappresentano ancora il metodo più efficiente per raccogliere feedback su larga scala per conoscere i pensieri e i sentimenti dei membri del team. 

Nel contesto attuale, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale nel favorire la produttività e la collaborazione tra i dipendenti. Tra gli strumenti che possono essere utilizzati gli HR Analytics sono diventati imprescindibili per raccogliere dati e migliorare costantemente l’Employee Experience.
L’Employee Experience deve essere progettata per rispondere ai reali bisogni dei dipendenti all’interno dell’azienda. Ascoltare le loro voci e coinvolgerli attivamente nella definizione dell’esperienza che desiderano contribuirà a creare un ambiente di lavoro gratificante e a mantenere un legame solido tra l’azienda e i suoi dipendenti.

 

Employee Experience: dal recruiting all’exit survey 

Nei paragrafi successivi, verranno approfondite, in modo dettagliato, le cinque fasi dell’Employee Experience, delineando i punti chiave e le sfide associate a ciascuna di esse. Queste fasi rappresentano una roadmap per le aziende desiderose di creare un ambiente di lavoro coinvolgente, inclusivo e gratificante per i propri dipendenti. 

 

1. La fase di recruiting: un’analisi approfondita 

Il successo di un’azienda è spesso determinato dai talenti che ne fanno parte. Tuttavia, trovare e selezionare i candidati migliori può essere una sfida complessa e impegnativa. Per rispondere a questa sfida, molte aziende stanno adottando un processo di recruiting strategico e ottimizzato per individuare i candidati più adatti alle proprie esigenze. 

 

Selezionare candidato ideale 

Il processo di recruiting richiede una serie di passaggi fondamentali per individuare e selezionare il candidato perfetto per un determinato ruolo, tra questi è possibile menzionare: 

1. 1. Pianificazione e analisi delle esigenze: il primo passo fondamentale nel processo di recruiting è una pianificazione accurata e un’analisi approfondita delle esigenze dell’azienda. Questo include la definizione chiara dei requisiti del ruolo, delle competenze richieste e delle caratteristiche del candidato ideale. Un’azienda ben organizzata sa cosa sta cercando e può sviluppare una strategia efficace per attirare i candidati adatti. Inoltre, una corretta pianificazione e analisi dei requisiti aiuta a focalizzare la ricerca e a evitare sprechi di tempo nella valutazione di candidature non idonee 
   2. Sourcing dei candidati: Una volta definiti i requisiti, è importante individuare le fonti di reclutamento più idonee per attrarre candidati qualificati. Oltre alle tradizionali pubblicazioni di annunci di lavoro, le aziende possono sfruttare piattaforme online, social media, network professionali e collaborazioni con università o organizzazioni settoriali.  
   3. Screening dei candidati: questa fase serve a identificare i candidati che soddisfano i requisiti del ruolo e può comprendere la revisione dei curriculum, la valutazione delle competenze e delle esperienze, nonché interviste preliminari.  
   4. Interviste e valutazione: comprende interviste approfondite, test specifici, valutazione delle competenze e dei comportamenti. È importante coinvolgere più persone nel processo, come responsabili del team o dipendenti con ruoli simili, per ottenere valutazioni multiple.  
   5. Selezione finale e integrazione: una volta individuato il candidato ideale, si procede con l’offerta di lavoro e la negoziazione delle condizioni. L’azienda deve fornire un’offerta competitiva e personalizzata, tenendo conto del mercato, del livello di esperienza e delle aspettative del candidato. In questa fase è cruciale anche garantire un’efficace integrazione all’interno dell’azienda, offrendo un programma di onboarding strutturato e fornendo supporto durante i primi giorni di lavoro. 

 

Strategie per ottimizzare il processo di recruiting

Esistono diversi mezzi e strumenti che l’azienda può utilizzare per rendere la fase di recruiting il più efficace e scorrevole possibile, tra questi:

1. 1. L’adozione di software di tracciamento dei candidati, test di valutazione online e algoritmi di screening automatizzati possono ridurre i tempi di ricerca e selezione, consentendo di concentrarsi sui candidati più promettenti. 
   2. Coinvolgere i dipendenti nel processo di reclutamento può portare a risultati migliori. I dipendenti possono partecipare a interviste, valutazioni e dare il proprio contributo nella scelta dei candidati che si adattano meglio alla cultura aziendale. 
   3. Investire nella promozione dell’azienda come un datore di lavoro attraente può attirare candidati di alta qualità. Comunicare la missione, i valori e le opportunità di crescita dell’azienda può influenzare positivamente la decisione dei candidati di candidarsi. 
   4. Utilizzare metriche e indicatori chiave di performance (KPI) per valutare l’efficacia del processo di reclutamento. Monitorare la durata del processo, il tasso di successo delle assunzioni e il livello di soddisfazione dei candidati consente di identificare aree di miglioramento e apportare modifiche necessarie. 

 

Ottimizzare il processo di recruiting è essenziale per un’azienda che desidera attrarre e selezionare i migliori talenti. Dalla pianificazione iniziale alla selezione finale, ogni fase del processo può essere migliorata utilizzando strumenti e strategie appropriate. Investire nelle nuove tecnologie, come l’intelligenza artificiale e i processi automatizzati, può semplificare il sourcing e lo screening dei candidati. L’adozione di metodologie di intervista strutturate e una gestione efficiente del processo di selezione possono portare a un aumento della qualità delle assunzioni e ad una maggiore soddisfazione dei candidati. Con un processo di recruiting ottimizzato, un’azienda può distinguersi dalla concorrenza e attrarre i migliori talenti che contribuiranno al suo successo a lungo termine. 

 

2. L’Onboarding dei Dipendenti come investimento nel futuro dell’azienda 

Una delle fasi cruciali dell’Employee Experience è l’onboarding, un processo che accoglie e integra i nuovi dipendenti nell’organizzazione. L’onboarding efficace non solo aiuta i nuovi arrivati a sentirsi a proprio agio e a raggiungere rapidamente la piena produttività, ma ha anche un impatto significativo sul successo complessivo dell’azienda. 

 

L’importanza dell’onboarding 

L’onboarding ben pianificato ed eseguito fornisce una base solida per l’intero percorso del dipendente. Durante questa fase, i nuovi arrivati si acclimatano all’ambiente di lavoro, apprendono i valori e la cultura aziendale, stabiliscono relazioni e acquisiscono le competenze necessarie per essere produttivi. Un processo di onboarding efficace può contribuire a migliorare l’impegno, la soddisfazione e la retention dei dipendenti, riducendo così i costi di assunzione e addestramento a lungo termine. 

I principali elementi di un onboarding di successo: 

1. 1. Pianificazione anticipata: un processo di onboarding ben strutturato richiede una pianificazione accurata. Definire gli obiettivi, le attività e le risorse necessarie in anticipo permette di avviare il nuovo dipendente nel modo più efficiente possibile. 
   2. Accoglienza coinvolgente: un’accoglienza calorosa e coinvolgente fa la differenza. Organizzare un orientamento completo ed entusiasmante, presentare il team e i colleghi di lavoro e fornire un’ampia visione dell’azienda e dei suoi valori aiuta i nuovi arrivati a sentirsi parte di qualcosa di più grande. 
   3. Formazione mirata: una formazione adeguata è essenziale per garantire che i nuovi dipendenti acquisiscano le competenze e le conoscenze necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Personalizzare il programma di formazione in base alle esigenze individuali aiuta i nuovi dipendenti a raggiungere la produttività più velocemente. 
   4. Supporto e mentoring: offrire supporto continuo durante l’onboarding è fondamentale. Assegnare un mentore o un buddy al nuovo dipendente può favorire l’integrazione e fornire un canale di comunicazione per eventuali domande o dubbi. 
   5. Feedback e valutazione: il monitoraggio delle prestazioni durante l’onboarding è essenziale per valutare il progresso del nuovo dipendente. Fornire feedback tempestivi e costruttivi contribuisce a migliorare l’apprendimento e l’adattamento. 

 

I vantaggi per l’azienda e per il dipendente 

Un onboarding efficace comporta numerosi vantaggi per l’azienda. In primo luogo, aiuta a ridurre il tasso di turnover. I dipendenti che si sentono accolti, supportati e ben preparati tendono a rimanere più a lungo nell’azienda, riducendo la necessità di costose nuove assunzioni e garantendo la continuità delle competenze. In secondo luogo, l’onboarding ben strutturato contribuisce a migliorare la produttività dei dipendenti. Fornendo loro una chiara comprensione dei processi aziendali, dei sistemi e delle aspettative del ruolo fin dall’inizio, i nuovi arrivati possono raggiungere la piena efficienza più rapidamente. Infine, un onboarding efficace promuove la cultura aziendale e l’allineamento dei dipendenti ai valori e agli obiettivi dell’organizzazione, creando un ambiente di lavoro coeso e motivante. 

D’altra parte, questo processo offre numerosi vantaggi anche per i dipendenti. In primo luogo, l’onboarding aiuta i nuovi arrivati a sentirsi accolti e inclusi. Un’accoglienza calorosa e coinvolgente fornisce un senso di appartenenza sin dall’inizio, favorendo la creazione di relazioni positive con i colleghi e facilitando l’integrazione nell’ambiente di lavoro. In secondo luogo, l’onboarding ben strutturato offre ai nuovi dipendenti la possibilità di comprendere appieno le aspettative del loro ruolo e le opportunità di sviluppo professionale disponibili. Questa chiara visione del percorso di carriera all’interno dell’azienda favorisce la motivazione e l’impegno. Infine, un processo di onboarding ben progettato offre un’adeguata formazione e supporto iniziali, consentendo ai nuovi dipendenti di acquisire rapidamente le competenze necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace, aumentando la fiducia e la sicurezza nel proprio ruolo. 

L’onboarding dei dipendenti è un elemento cruciale nel percorso del dipendente all’interno di un’azienda. Una fase di onboarding efficace garantisce una transizione senza intoppi, promuove l’engagement dei dipendenti e contribuisce al successo complessivo dell’azienda. Investire nella progettazione e nell’implementazione di un processo di onboarding di successo è un investimento prezioso che ripagherà nel lungo periodo. Ricordate, un viaggio di successo nell’Employee Journey inizia con un’onboarding ben strutturato. 

 

Investire nei talenti interni: 

3. Sviluppo  

4. Retention 

 

Successivamente ci sono altre due fasi chiave che emergono come fondamentali per il benessere del dipendente e il raggiungimento degli obiettivi aziendali: lo sviluppo e la retention.

  

3. Sviluppo – Nutrire il talento interno

Nella fase di sviluppo dell’Employee Experience, l’azienda si concentra sul potenziamento e sulla crescita delle competenze del dipendente. Questa fase include programmi di formazione, opportunità di apprendimento continuo e l’assegnazione di progetti stimolanti. Gli aspetti fondamentali di questa fase includono: 

1. 1. Identificazione delle competenze: l’azienda deve individuare le competenze chiave necessarie per il successo dei suoi dipendenti. Questa analisi permette di creare piani di sviluppo personalizzati per ogni individuo, in linea con le esigenze aziendali. 
   2. Formazione continua: offrire programmi di formazione mirati e di alta qualità permette ai dipendenti di migliorare le loro competenze, acquisire nuove conoscenze e rimanere al passo con i cambiamenti del settore. Questa formazione può essere offerta sia internamente, tramite corsi aziendali o mentoring, che esternamente, tramite partnership con istituti educativi o piattaforme di e-learning. 
   3. Assegnazione di progetti sfidanti: dare ai dipendenti la possibilità di lavorare su progetti stimolanti e complessi favorisce lo sviluppo delle loro capacità e alimenta il loro desiderio di crescere professionalmente. Questo tipo di opportunità li motiva ad applicare le loro competenze acquisite e a superare le sfide che si presentano, consentendo loro di migliorare e progredire nella loro carriera. 

 

4. Talent Retention – Creare un ambiente di lavoro gratificante 

La fase di retention dell’Employee Experience si concentra sulla creazione di un ambiente di lavoro gratificante, che soddisfi le esigenze e le aspirazioni dei dipendenti. Gli aspetti fondamentali di questa fase includono: 

1. 1. Riconoscimento e gratificazione: apprezzare e riconoscere i successi dei dipendenti attraverso incentivi, premi o opportunità di crescita crea un senso di valore e motivazione. L’azienda dovrebbe stabilire un sistema di riconoscimento che valorizzi il contributo e i risultati dei dipendenti, sia attraverso elogi pubblici che attraverso incentivi economici o non monetari. 
   2. Equilibrio tra vita lavorativa e personale: favorire un equilibrio sano tra vita lavorativa e personale, fornendo flessibilità di orario, programmi di lavoro da remoto o politiche di conciliazione, aiuta i dipendenti a mantenere una buona qualità di vita e a sentirsi apprezzati. L’azienda dovrebbe promuovere una cultura del lavoro benessere, sostenendo l’equilibrio tra impegni professionali e personali dei propri dipendenti. 
   3. Sviluppo della carriera: offrire opportunità di avanzamento di carriera interne all’azienda dà ai dipendenti una prospettiva di crescita e li motiva a rimanere a lungo termine. La possibilità di acquisire nuove responsabilità, assumere ruoli di leadership o partecipare a programmi di sviluppo manageriale dimostra l’impegno dell’azienda nei confronti dei propri dipendenti e incentiva il loro impegno e la loro lealtà. 

 

Investire nelle fasi di sviluppo e fidelizzazione all’interno dell’Employee Experience porta vantaggi significativi sia all’azienda che al dipendente. Un ambiente di lavoro che promuove lo sviluppo delle competenze e la gratificazione personale aumenta la soddisfazione e l’impegno dei dipendenti, riducendo il turnover e aumentando la produttività complessiva dell’azienda. Mantenere i talenti interni permette inoltre di creare una cultura organizzativa solida e di preservare conoscenze chiave all’interno dell’azienda, contribuendo alla sua crescita a lungo termine. 

 

5. Exit Interview: un’opportunità preziosa per l’azienda 

Quando un dipendente decide di lasciare un’azienda, può sembrare una semplice formalità svolgere un’Exit Interview. Tuttavia, questa pratica spesso trascurata offre un’opportunità preziosa per l’azienda di ottenere informazioni significative e acquisire conoscenze utili. 

 

L’importanza della Exit Interview 

Le Exit Interview consentono all’azienda di ottenere una prospettiva interna sui motivi per cui un dipendente lascia l’organizzazione. Grazie ad esse potrebbero emergere questioni come mancanza di opportunità di crescita, scarsa comunicazione interna, conflitti con colleghi o problemi di gestione. Identificare tali problemi aiuta l’azienda a prendere provvedimenti per affrontarli e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. 

Infatti, capire i motivi per cui i dipendenti lasciano l’azienda può contribuire a identificare le aree di miglioramento. Attraverso l’analisi dei feedback, l’azienda può adottare misure correttive per ridurre il tasso di turnover e aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti. 

Durante l’Exit Interview, i dipendenti possono condividere conoscenze, esperienze, best practice acquisite durante il loro impiego e altre informazioni preziose che possono essere utilizzate per preservare la conoscenza all’interno dell’azienda e facilitare la transizione per i nuovi dipendenti. 

Trattare i dipendenti in uscita con rispetto e mostrare attenzione per i loro punti di vista contribuisce a mantenere un buon rapporto e a preservare la reputazione dell’azienda. Bisogna ricordare che, anche se un dipendente ha deciso di intraprendere una nuova strada professionale, l’impressione che si porterà dietro riguardo al suo passato datore di lavoro avrà un impatto duraturo.
Inoltre, se l’azienda gestisce l’exit interview in modo costruttivo, è più probabile che gli ex dipendenti parlando dell’azienda, lo facciano in modo positivo.  

 

Come svolgere una Exit Interview 

Per ottenere il massimo valore dalle Exit Interview, è importante seguire alcune linee guida per la loro conduzione. Ecco alcuni punti da considerare: 

• • Programmare l’intervista: programmare l’Exit Interview poco prima o subito dopo la data effettiva di separazione permette di avere una visione fresca delle esperienze e dei sentimenti del dipendente che sta lasciando l’azienda. 
  • Assicurare la riservatezza: l’anonimato incoraggia il dipendente a condividere apertamente le sue opinioni senza paura di conseguenze negative. Ciò può favorire una maggiore sincerità e franchezza nelle risposte. 
  • Utilizzare domande aperte: questo è utile per ricevere dal dipendente risposte dettagliate. Evitare domande sì/no e puntare invece su domande che richiedono spiegazioni e approfondimenti è il modo migliore per ottenere informazioni significative. 
  • Ascoltare attivamente: durante l’Exit Interview, è fondamentale ascoltare attivamente il dipendente e prendere nota delle risposte fornite. Questo dimostra interesse per le sue opinioni e permette di riferire in modo accurato i punti chiave emersi. 

 

Il ritorno per l’azienda

Le Exit Interview possono offrire un valore significativo per l’azienda. 

Innanzitutto, come evidenziato precedentemente, le informazioni raccolte dalle Exit Interview possono aiutare l’azienda a identificare aree di miglioramento nei processi interni. Potrebbero, inoltre, emergere informazioni che permettono di migliorare i programmi di sviluppo del personale, le opportunità di formazione e garantire che i dipendenti abbiano le risorse necessarie per crescere e contribuire in modo significativo.
Trattare i dipendenti in partenza con rispetto e condurre Exit Interview significative può influenzare positivamente l’Employer Branding aziendale. Le buone pratiche nell’Exit Interview possono contribuire a creare una reputazione di un’azienda che si preoccupa del benessere dei propri dipendenti, attirando talenti e riducendo il tasso di turnover. 

Le Exit Interview offrono un’opportunità unica per le aziende di acquisire conoscenze preziose, identificare problemi sottostanti e migliorare la gestione delle Risorse Umane. Questa pratica può contribuire a ridurre il turnover, preservare la conoscenza e proteggere la reputazione dell’azienda. Seguendo le migliori pratiche nella conduzione delle Exit Interview e sfruttando i feedback raccolti, le aziende possono sviluppare strategie di miglioramento mirate e creare un ambiente di lavoro più soddisfacente per i dipendenti. 

 

Con una solida comprensione delle cinque fasi dell’Employee Experience, le aziende saranno in grado di creare un ambiente lavorativo che attrarrà e tratterrà i migliori talenti, promuovendo un clima di fiducia, innovazione e successo condiviso.